| Понятие документа, типовой и унифицированной системы документации |
|
Документ – совокупность сведений, расположенных на материальном носителе и имеющих правовую основу (подпись ответственного лица и печать).
В ЭИС документы служат: - для решения информации (Регистрация информации – это нанесение информации на документ); - Для организации данных в определенной форме; - Для хранения информации; - Для передачи данных на расстояние. В ЭИС используются различные документы, которые образуют систему документации. Система документации – совокупность взаимосвязанных форм документов, которые используются в управлении. С внедрением АСУ стали заниматься унификацией и стандартизацией документации. Унификация документации – это процесс сокращения форм документов за счет приведения их к единой форме. Для каждого вида унифицированной системы документации (УСД) разрабатываются: 1.Модели единых форм – образцов; 2. Инструкции по заполнению, ведению и использованию документов; 3.Требования по терминологии; 4.Методы защиты данных в документаии; 5.Документооборот Документооборот – это совокупность схем движения документов в ЭИС. По мере развития ЭИС совершенствуется схема документооборота за счет организации ЛВС, АБД и перехода на электронные документы. Электронный документ – это электронный образ документа в рамках существующей системы расчетов. Все электронные документы в ЭИС заверяются электронной подписью и при необходимости шифруются. |
